Les archives
Les archives sont des documents propres à l’activité de l’organisation, uniques et originaux. Elles sont produites «presque involontairement» comme conséquence de l’activité. Les documents d’archives peuvent avoir valeur de preuve, ce qui n’est pas le cas de la documentation. D’autre part, les documents d’archive sont rarement isolés: ils font partie d’un tout cohérent. Contrairement au classement en documentation qui réunit artificiellement des documents sur une même thématique, le classement d’archives, selon le principe du respect des fonds impose de classer les documents de façon à ce qu’ils reflètent aussi fidèlement que possible l’activité de ceux qui les ont produits.
La documentation
La documentation est constituée à partir de sources d’informations diverses et non produites par l’organisation. La documentation a pour objectif de renseigner sur des sujets ou thèmes précis. Il s’agit de documents tels que journaux, périodiques, publications officielles, revues spécialisées que l’on peut détruire lorsque l’on n’en a plus l’utilité. La documentation, si elle n’est pas mise à jour régulièrement, se périme vite.